In vielen Unternehmen gibt es die Möglichkeit, einen Firmenwagen zu nutzen. Wenn dieser zur Privatnutzung eingesetzt werden kann, wirkt das Angebot verlockend. Aber ab wann lohnt sich ein Firmenwagen? Bevor die Entscheidung für den Dienstwagen fällt, sollten sich Mitarbeitende über sämtliche Vor- und Nachteile bewusstwerden und über die Konsequenzen Gedanken machen. Denn die Nutzung eines Fahrzeugs, das dem Arbeitgeber gehört, hat Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung bzw. Steuererklärung.
Erfahren Sie im Folgenden, wann sich die Nutzung eines Dienstwagens für Mitarbeiter lohnt und in welchen Fällen der eigene Pkw die günstigere Variante darstellt.
- Firmenwagen versteuern: Was gibt es zu beachten?
- Was ist ein geldwerter Vorteil?
- Wann lohnt es sich ein Fahrtenbuch zu führen?
- Wann lohnt sich ein Firmenwagen für Mitarbeiter?
- Wirtschaftlicher Nutzen auch für den Arbeitgeber
Firmenwagen versteuern: Was gibt es zu beachten?
Die private Nutzung Ihres Dienstwagens unterliegt einer steuerlichen Pflicht. Zur Versteuerung dieser Privatnutzung stehen Ihnen zwei Methoden zur Verfügung: Sie können entweder die Ein-Prozent-Regelung anwenden oder ein Fahrtenbuch führen:
- Die Ein-Prozent-Regelung: Diese pauschale Methode berechnet den geldwerten Vorteil basierend auf dem Bruttolistenpreis des Fahrzeugs. Ihr Vorteil liegt in der einfachen und schnellen Handhabung.
- Ein Fahrtenbuch führen: Diese Alternative erfordert eine detaillierte Erfassung aller betrieblichen und privaten Fahrten sowie der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in einem Fahrtenbuch. Obwohl diese Methode zeitaufwendiger ist, kann sie in manchen Fällen eine kostengünstigere Option sein.
Was ist ein geldwerter Vorteil?
Wenn der Mitarbeiter einen Firmenwagen zur Privatnutzung verwendet, handelt es sich im Prinzip um eine zusätzliche Vergütung in Form einer Sachleistung seitens des Arbeitgebers. Somit erhöht sich auch das zu versteuernde Einkommen eines Mitarbeiters. Man spricht dabei vom sogenannten „geldwerten Vorteil“. Dieser Betrag setzt sich aus zwei Bestandteilen zusammen: Mithilfe der Ein-Prozent-Regel in Bezug auf den Anschaffungspreis des Firmenwagens erhöht sich zum einen das zu versteuernde Einkommen um einen Pauschalbetrag. Zum anderen werden die Entfernungskilometer des Angestellten zur Arbeitsstätte (einfache Fahrtstrecke) mit 0,03 Prozent der Anschaffungskosten multipliziert.
Beispiel für die Berechnung des geldwerten Vorteils:
- Kaufpreis (Listenpreis) des Firmenwagens: 25.000 Euro
- Entfernung zur Arbeitsstätte: 30 Kilometer
- 250 Euro (25.000 x 0,01) + 225 Euro (25.000 x 0,0003 x 30) = 475 Euro geldwerter Vorteil pro Monat
In diesem Beispiel müsste der Mitarbeiter durch die Nutzung des Firmenwagens 475 Euro versteuern. Durch diesen geldwerten Vorteil erhöhen sich für den Arbeitnehmer also die zu zahlende Lohnsteuer sowie die Leistungen für Sozialabgaben. Bei der Gehaltsabrechnung vermindert sich entsprechend der Nettolohn des Mitarbeiters. Wie hoch dieser „Verlust“ ist, muss individuell berechnet werden und ins Verhältnis mit den Kosten eines privaten Autos gesetzt werden.
Wann lohnt es sich ein Fahrtenbuch zu führen?
Neben der Ein-Prozent-Regel gibt es eine weitere Möglichkeit, die Steuer auf den geldwerten Vorteil zu berechnen. Um den Gebrauch des Firmenwagens zu dokumentieren, können Mitarbeiter ein Fahrtenbuch führen. Dabei muss der Arbeitnehmer jede einzelne Dienstfahrt genaustens eintragen und nachweisen können. Notwendige Informationen, die im Fahrtenbuch für geschäftliche Fahrten vermerkt werden sollten, umfassen:
- Datum jeder Fahrt
- aktueller Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
- Bezeichnung der besuchten Firma
- Name des Geschäftspartners, der besucht wurde
- Notierung der Route bei Abweichungen von der direkten Strecke
- Zielort der Fahrt
- Anlass oder Grund der Fahrt
Somit lassen sich Dienst- von Privatfahrten genau abgrenzen und der tatsächlich erlangte Vorteil exakt beziffern. Aus dem Verhältnis von privaten Fahrten zur gesamten Fahrstrecke ergibt sich dann ein zu versteuernder geldwerter Vorteil, indem dieses Verhältnis auf die Gesamtkosten des Autos übertragen wird. Diese im Gegensatz zur „bequemen“ Ein-Prozent-Regel aufwendige Arbeit lohnt sich vor allem für diejenigen, die das Fahrzeug hauptsächlich für Dienstfahrten nutzen. Setzen Arbeitnehmer ihren Firmenwagen hingegen signifikant häufiger zur Privatnutzung ein, ist die Ein-Prozent-Regel die deutlich sinnvollere Variante als das penible Führen eines Fahrtenbuchs.
Übrigens: Wenn dem Arbeitnehmer die private Nutzung komplett untersagt wird, entfällt auch die Versteuerung. Mitarbeiter und Arbeitgeber müssen dann allerdings mit Kontrollen seitens der Finanzbehörde rechnen. Auch die Versicherung schaut im Schadensfall dann ganz genau hin.
Wann lohnt sich ein Firmenwagen für Mitarbeiter?
Die Entscheidung zwischen einem Firmenwagen oder einem Privatwagen ist für viele Berufstätige eine wichtige und oft schwierige. Einen Dienstwagen zu nutzen kann einige Vor- und Nachteile mit sich bringen, die es abzuwägen gilt. So sind die Vorteile z. B.:
- Die Anschaffungskosten eines eigenen Fahrzeugs entfallen für den Arbeitnehmer.
- Unterhaltskosten, Reparaturen und Wartungen werden vom Arbeitgeber getragen.
- Die Versicherung für den Dienstwagen wird vom Arbeitgeber übernommen.
- Pendlerpauschale kann im Rahmen der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden.
- Den Wertverlust des Fahrzeugs trägt ebenfalls der Arbeitgeber.
Doch es gibt auch Nachteile:
- Je nach Vereinbarung ist nur der Mitarbeiter und keine andere Person wie etwa Ehepartner zur Nutzung berechtigt.
- Die private Nutzung muss versteuert werden.
- Der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber für den Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfällt.
- Wer einen Dienstagwagen fährt, muss durch die Versteuerung weniger Netto-Einkommen in Kauf nehmen.
Lohnt sich also ein Firmenwagen? Ob Sie sich im Zweifel eher für einen Firmenwagen oder einen Privatwagen entscheiden sollten, hängt vor allem von den Nutzungsbedingungen des Dienstwagens ab. Der ADAC-Autokostenrechner kann helfen, die privaten Kosten für ein Auto zu ermitteln und mit dem geldwerten Vorteil durch einen Dienstwagen zu vergleichen. Auf den ersten Blick fällt die Rechnung oftmals deutlich positiv für den Firmenwagen aus. Dabei sollten Sie aber die Nutzungsbedingungen beachten – manche Arbeitgeber können Urlaubsfahrten zum Beispiel von der Privatnutzung eines Firmenwagens ausschließen oder bezahlen das Benzin lediglich anteilig. Auch ob Sie sich privat eher einen Neuwagen oder ein gebrauchtes Fahrzeug zulegen, spielt eine Rolle. Zudem sollten Sie berücksichtigen, dass Sie bei einem Firmenwagen deutlich weniger Stress haben – denn um Werkstatttermine, einen Ersatzwagen und Wiederverkauf kümmert sich der Arbeitgeber.
Wirtschaftlicher Nutzen auch für den Arbeitgeber
Bei aller erlangten Wertschätzung sollten Angestellte nicht vergessen, dass auch der Arbeitgeber durch die Zurverfügungstellung eines Fahrzeugs in den Genuss verschiedener Vorteile kommt. Denn im Gegensatz zu einer Gehaltserhöhung verringert sich das Bruttogehalt – und somit reduzieren sich auch die Lohnnebenkosten um den geldwerten Vorteil des Dienstwagens. Eine Gehaltserhöhung anstelle eines Firmenwagens kann aber für den Mitarbeiter unter Umständen die bessere Alternative sein.
Außerdem ist die Anschaffung von Fahrzeugen für Unternehmen steuerlich günstig. Beim Kauf erhält der Arbeitgeber zum einen die Umsatzsteuer zurück, zum anderen darf er Anschaffung und laufende Kosten (Unterhalt) als Betriebsausgaben abschreiben. Wenn Mitarbeitende zudem ihren Privatwagen häufig für berufliche Zwecke nutzen, muss der Arbeitgeber auch für die entstehenden Kosten aufkommen. In der Regel erstatten Firmen jeden Kilometer einer Dienstfahrt mit 30 Cent. Ein Firmenwagen stellt somit häufig die günstigere Lösung dar.
- Durch den Dienstwagen spart sich der Arbeitnehmer Kosten für Anschaffung, Unterhalt, Versicherung und Wartung.
- Abhängig von Listenpreis und Kilometern entsteht ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss.
- Ob sich ein Firmenwagen oder ein Privatwagen mehr lohnt, muss individuell analysiert werden.
- Vor der Entscheidung sollten Kriterien wie berechtigte Fahrer, versicherungsrechtliche Regelungen und Umgang mit Kosten seitens der Firma geklärt werden.
Nutzen Sie einen Dienstwagen und welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht? Sehen Sie es eher als Privileg oder kritisch? Teilen Sie uns gerne Ihre Ansichten mit.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Er klärt lediglich allgemein über steuerliche Themen auf. Die Blogredaktion übernimmt damit keine Gewähr und/oder Haftung für die Vollständigkeit und Aktualität sowie Richtigkeit der Inhalte und Darstellungen.